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Chp. 07-2 簡報格式不容小覷!

已更新:5月4日

to be an event producer | 當一個活動製作人



Visual source ppt - 簡報格式 - Hands Kiosk Event Management


不知道大家有沒有發現,原來簡報(Power Point – PPT)在Event世界裡的出現頻率是非常高的,無論是會議、研討會、晚宴、頒獎禮等各種類型的活動、無論是投影機投影屏紅極一時的九十年代、還是LED屏發達的二十一世紀,你都能在活動現場找到簡報的踪影,說它無處不在一點也不為過。


而且,我相信,不管你是一名職人或是一名學生,你對簡報都不會感到陌生,有些朋友甚至跟我一樣,每天都需要跟Power Point打交道,特別是活動製作人的你,除了因為日日夜夜、不眠不休地趕活動文案而不得不與簡報形影不離以外,更多的可能是因為需要處理活動客人或演講者交予你我的簡報文檔。


你可能感覺困惑:老師,收到講者的簡報文檔存到on-show的電腦裡,然後直接播放不就行了嗎,還需要大費周章的處理是為何呢?


正是。



投影片的尺寸


《Chp. 07-1其實,弄清「比例、解析度、像素」也不難!》一文中我們簡單地瞭解了視訊設備的尺寸比例,我們也意識到視訊設備(如LED屏幕)的尺寸可能會被某些不可改變的條件(如場地)限制,不能隨心所欲地改成你想要的尺寸比例(如16:9),所以有時候,我們需要調整投影片的尺寸大小來配合舞台上屏幕的大小。


就是說,如果舞台上的LED屏幕剛好是16:9,但講者的PPT卻是4:3,如果不作任何調整的話,屏幕的左右兩邊便會出現黑邊,之於製作人來說,這是不及格的效果。所以,為了讓與會者體驗完美的舞台視訊效果 — 去黑邊,我強烈建議各位把投影片的尺寸從4:3調整為16:9。


Visual effect of the difference between display equipment & the visual source - Hands Kiosk Event Management
Visual effect of the difference between display equipment & the visual source

製作人有兩種解決辦法,一種是讓演講者自己動手調整,另外一種是你替演講者調整。如果是你,你會選擇哪一個方法?別急,我們暫且先來推敲一下當中的利與弊再作選擇。


讓演講者自行調整是最直截了當的選擇,可能也是大多數人認為最省時的方法,理由很簡單:簡報本來就是演講者創建的,基本上他就是最了解簡報內容的人,由他自己來調整簡報最穩妥不過了,再說,修改或調整簡報的內容本來就不是我的活兒。


嗯⋯⋯真的最省時嗎?真的最穩妥嗎?


除非你是一個對舞台、對Event沒有要求的製作人,不然其實一點也不省時,因為完美的事情都建基於微小的事情。我們需要清楚明白的是,被邀請成為演講者的人都是在某一方面十分專業的人,譬如商界的企業家、股票大亨,又譬如是學術界的教授才子或是體壇名運動員等等,除非這個演講者擁有很強的簡報製作技能、同時擁有很強的簡報設計能力、再加上他有空閑的時間,不然作為活動製作人的你可要白白等上好幾天才收到更新的簡報,而且更新的簡報也有可能未能稱意。


為了避免這種的狀態輪迴下去,造成惡性循環,我會選擇快刀斬亂麻,替演講者把投影片的尺寸從4:3更改為16:9。


其實除了一些約定俗成的比例以外,你也可以根據LED屏幕的尺寸比例在Power Point裡自訂投影片的比例,這樣一來,軟件的內容就能完全配合硬件的設備而輸出到舞台上去了,很棒!



Steps to resize the PPT layout - Hands Kiosk Event Management
Steps to resize the PPT layout

Steps to resize the PPT layout - Hands Kiosk Event Management
Steps to resize the PPT layout


投影片裡的內容排版

調整了投影片的尺寸以後,你會發現簡報內容的排版頓時變得怪怪的,因為Power Point沒有自動調整內容排版的功能,你必須手動調整。這就是我剛才說「而且更新的簡報也有可能未能稱意」的意思了。當然,這步驟花費的時間確實不少,尤其是遇到篇幅比較長的簡報文檔。


這裡分享一個小小的意見,出於尊重與禮貌,我們必須告知演講者改動的原因、動機,以及改動過的內容,並取得演講者的同意。在一般情況下,演講者都會同意而且很感激這樣的更改,因為這讓舞台整體的效果變得錦上添花。


投影片裡的企業LOGO和圖像硬照

調整了簡報的尺寸比例以後會牽起一陣子的蝴蝶效應,譬如企業LOGO、譬如圖像硬照。如果企業LOGO是在投影片母片裡的話,而且它是一個圓形的LOGO,在4:3到16:9的更改過程中,這個LOGO便會從一個圓形變成一個橢圓形。此外,圖像硬照也有可能遇到同樣的問題。


投影片裡的文字字體

接下來,我們看一看字體。有些同學會問:「老師,文字內容也會隨著尺寸比例的調整而變型嗎?」幸好,答案是:「不會。」不然這個牽一髮動全身的效應可真是沒完沒了了。這裡想要分享的是,因為不同的電腦有不同的字體設定,而字體設定在某程度來說也算是一種個人偏好,曾經,我遇過一位對字體偏好比較執著的演講者,他所用的字體不是一般電腦內存的字體,所以他特意把簡報存成PPT檔和PDF檔,然後把兩個文檔都發送給我,並備註字體不能改動的要求,這不就在暗示我簡報的效果必須跟PDF檔的一樣嗎?


人生交叉點又來了,如果你遇到了演講者這樣的要求,你會怎麼辦?給你兩個選項看看,好不好?


第一個辦法是:演講的時候,讓演講者播放PDF檔案,這樣做的話,關於字體變型的問題可保萬無一失。


我們又來看看第二個辦法:在on show的電腦裡安裝演講者要求的字體,演講的時候,讓演講者播放PPT檔案。


確實,第一個辦法是一個聰明又快捷的做法。可是,你有沒有想過,Power Point有兩個動作的功能,分別是投影片頁與頁之間的轉場動畫,和,文字或圖片出現、強調、結束時的動畫與音效。如果演講者花了心思準備了以上的動畫與音效效果,卻因製作人貪一時之快而採用PDF檔,演講者的前期工夫不就白白地付諸東流了嗎,而且之於演講者對自己創作的簡報來說,他也許不會採納以PDF檔代之的意見。


也是那句話,完美主義是活動製作人其中一個基本的達標門檻,所以,我會選擇第二個辦去:在on show的電腦裡安裝演講者要求的字體。



現在,你有沒有突然地發現,原來當我們把日伴左右的簡報搬到舞台上的時候,檔案會發生不同的變化,一個熟悉的軟件因為一些外在的因素突然就變了樣似的,不過也不用擔心,只要我們認真對待,本著「盡力做到最好」的態度,事情自然會迎刃而解。


可能思維周全的同學已經發現了:「如果按照老師的辦法去優化演講者的簡報,又如果一場研討會上出現多份簡報文檔,那麼,我的日子不就要變成簡報格式化的機械人日子了嗎?」沒錯,我相信沒有一個製作人願意讓自己和其團隊變成簡報格式化的工場,所以,在活動一旦確定下來的同時,我們需要把製作簡報的格式要求儘可能早地告訴客戶、告訴演講者,從一開始遵守格式要求,避卻以後煩雜枯燥的調整工作。





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