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Chp. 01 你知道活動製作人嗎?

已更新:2021年5月8日

to be an event producer | 當一個活動製作人


相信,很多人對 Event(活動策劃)這個行業感覺既神秘、又不解、可能也會帶點虛榮的趨之若鶩。當我向別人介紹我的公司與職業的時候,對於 Event 這行業瞭解比較少的人都會簡單地理解為:就是廣告公司、公關公司、設計公司、影音器材公司、展台佈景搭建公司等等。這些單獨的概念不完全不對,應該這樣說,Event Management(活動策劃與管理)是很多範疇與專業技能加起來的總和。再來就是我的職業:Event Producer & Event Show Caller,聽著這些名字,人們早已皺著眉頭問:啊,這是幹甚麼的?


認識 Event Producer(活動製作人)之前,我們先簡單地瞭解一下Event Planner(活動策劃師)與 Event Manager(活動經理)。


Event Planner | 活動策劃師 〉Event Planning | 活動策劃

在Special Event 的範疇裏,活動策劃師的工作目標是:勾畫大框架。我們通常把活動策劃師放在規模比較小的活動,例如婚宴、聯誼會等。



通常,活動策劃師在打算籌備活動的階段出現。這個階段的活動組織者會依賴活動策劃師為其搜集初步資料,以便貨比三家,內容包括:場地、住宿、餐飲、宴會主題等等。獲得以上資訊以後,活動策劃師便能起草活動計議書交給活動組織者。內容包括場地酒店A、B、C的可租借日期、價格、會議套餐、中西式的餐飲選擇、價格定位等等。如果活動有涉及晚宴的話,經驗較豐富的活動策劃師也會附上符合場地的宴會主題以供參考。



Event Manager | 活動經理 〉Event Management | 活動經理

在Special Event裏,活動經理是活動組織者的代表,活動組織者可以是一家私人企業、一個地方城市、一個非牟利組織等等。我們通常把策劃規模較大的活動負責人叫活動經理,例如跨國企業的目的地會議與獎勵晚宴、格蘭披治大賽車等。


活動經理的工作目標是:具體化的行政與管理。而工作內容涵蓋了多層面的知識與管理能力,也依靠著良好的溝通技巧,包括:

  • 財務管理

  • 時間管理

  • 人力資源管理

  • 場地租貸與餐飲管理

  • 物流管理

  • 演講者邀請及管理

  • 市場推廣

  • 洽談贊助商及管理

  • 嘉賓註冊及登記

  • 活動門券(或展位)銷售及管理

  • 日程安排

  • 目的地管理(機票、住宿及當地交通)

  • 現場管理與協調

  • 風險管理

  • 活動跟進

  • 等等

其實,大多數時候,活動經理亦身兼活動策劃師的工作,所以,我們經常會聽到這樣一個職位:活動策劃經理。


Event Producer | 活動製作人 〉Event Production | 活動製作

活動製作人負責對創意設計與活動的執行,是一個知識與技術層面相對要求較廣、較高的職業。除活動策劃的行政工作以外,活動製作人更多專注於活動的設計、製作,尤其是在場地的環境氛圍、舞台結構、聲影畫、舞台表演等方面。在Special Event裏,活動製作人通常任聘於活動策劃經理,有時候,活動組織者寧願直接聘任經驗豐富的活動製作人,取代活動策劃經理。


那麼,活動製作人具體的工作包括哪些呢?讓我們一起來看看。




Event Theme & Technical Design | 舞台設計與氛圍設計

不難理解,舞台設計是指對舞台的結構材料、用料,場地的裝飾作出設計。活動製作人根據客戶(活動組織者或活動策劃經理)敲定下來的活動主題,從視覺、配色、物料、器材、擺位等多方面為沉悶的宴會廳改頭換面,帶來生機。舞台範圍、舞台背景的材質(木圍身還是LED wall)、座席擺放、席花(鮮花還是六呎高的假樹)等等在這個階段基本已經完全。如果我們正在為某某某公司籌備一場以奧斯卡頒獎典禮為主題的晚宴,那麼,活動製作人必然會把擠滿狗仔隊與閃光燈的紅地毯搬到宴會會場去。


氛圍比較抽象,是一種感官的設計。這時候,活動製作人會花大量的時間在燈光設計上。利用每一種燈種的特徵與屬性,安排它們的位置,最理想的當然是利用場地的吊點把整組燈光掛起來,然後與技術人員對燈光的色調與移動速度作出編程與記錄,從而製造震撼感滿分的宴會開場燈光秀。


燈光與聲音自古以來就是伯樂,當你閉上眼睛的時候,聲音無疑就成了打動心靈的最奏效良方。在一個活動裏,我們需要音效與音樂,這部分是活動製作人另一個需要花大量時間準備的功課。音效是指聲音效果,例如老闆上台時的fanfare、大抽獎時的鼓聲等,它們的功能是營造氣氛。如果宴會上沒有表演樂隊,我個人習慣都會準備兩小時不重複的背景音樂,而曲風就視乎活動主題是甚麼,例如在中秋晚宴上播放中國風的電子音樂也是一個不錯的選擇。


Entertainment Management & Stage Management | 演出與舞台管理

表演節目是大部分的活動和宴會必不可少的元素之一,編排合適的表演節目與形式,使之貫穿整個活動,是活動製作人又一項任務。想一想,你會怎樣安排上海車展裏知名品牌的新車發佈儀式呢?是直接掀開蓋在新車上的黑布、利用3D Mapping的多媒體互動形式、還是空中飛人從天而降呢?當然,不同的發佈舖排有不同的考量,包括場地限制、技術考量等等,重點是不同的價格點,客人的心中通常有一個活動預算,所以,必須先瞭解以上的先天條件,按照客人的預算為他量身打造一個發佈方案。決定表演內容以後,就開始與表演者溝通,瞭解表演者對演出的具體技術要求。


表演節目可以簡單地分為五大類:音樂類、劇場類、舞蹈類、體育類和科技類。以後,會與大家逐一分享。每一類型的表演都有它特定的表演要求,當活動製作人推薦表演項目給客人時,必須先瞭解場地、音響、畫面設備等是否足夠支持該表演。


而表演與舞台管理是密不可分的一門大學問,無論是甚麼類型的舞台表演,它們都需要舞台管理,涉及表演的任何道具、麥克風、樂器等,甚至是走上舞台的嘉賓或表演者都在舞台管理的管轄範圍內。在Special Event的日程表上,通常會出現不止一個演出項目,也有可能會出現演出與演講穿插的情況,這個時候,舞台切換對於後台工作人員來說便是一個大的挑戰,他們需要以最快的速度收拾演出一的道具,然後安放演出二的道具與器材。試想想,有哪個客戶願意花時間等待舞台切換?


所以,無論是總控台、台前或是幕後,甚至是後台的更衣室,活動製作人必須一眼關七,不容許一秒鐘的走神。




On Show and Execution | 活動製作與現場執行

最令人期待的就是這一部分,因為這是整個活動製作流程裏最精采、最刺激、最神話、最精髓的部分。以一個一次性的晚宴來說,之前三五七個月的努力就是為了這兩三個小時,這兩三個小時可說是一帖魔法粉,它可以秒毁你的嘔心瀝血,讓你從前的每一個熬夜付諸東流;但同時,它也可以秒殺了你的客戶,讓他或她拜倒在你的石榴裙下,並且很樂意地馬上付清活動的所有餘款。之於活動製作人與他的團隊來說,這就是最終回,必須是打醒十二分精神,奮力一戰。



活動的現場執行分為三個階段,每個階段都有它必須還完成的任務與意想不到的挑戰,以後我們會詳細地逐一探討,這裏先與大家概括一下這三個階段:組裝與測試、綵排和On show。


活動的現場製作與電視節目的現場製作不同,電視節目的製作可以重來,儘管是現場直播,製作人也可以把訊號緩遲兩秒鐘再輸出頻道,但是在活動製作的舞台上,沒有任何的緩衝區,出錯了也沒有彌補的機會,麥克風沒有開上的低級錯誤馬上就會被你的客戶或者是觀眾發現,但你絕不可能走到台前喊一聲Cut。所以,綵排是一個非常重要的環節,它給了台前幕後的所有工作人員一個預演的機會。除了正常舞台的綵排,一個純粹的技術性綵排也是必須編排到綵排表裏的,這裏指的是聲影畫的專門綵排。另外,在規模比較大的宴會廳裏,宴會部的同事通常也需要一個自己的綵排,當活動製作人的你也得預留時間給宴會部經理。



在我的心目中,活動製作人的任務並不單單把活動完成、把每一件活動的組件以完美的狀態呈現在客戶和活動與會者的眼前,也不僅僅是製造一個令人嘩然的氛圍,而是通過整個活動製作的過程,傳遞活動的訊息與意義,感動每一個嘉賓,讓其品牌、人生、甚至是世界也得到進步,是一份非常有意義、非常有成就感的職業。很多時候,因為製作人與團隊的用心,活動完結以後,客戶往往會送你一個感謝的擁抱,在這個行業裏待久了,客戶慢慢地再也不是你的客戶這麼簡單了,他們會漸漸地成了你的朋友。



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