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Chp. 03 場地佈置會說話 - 它是聚焦目光、聚集與會者的好辦法

已更新:2020年8月23日

to be an event producer | 當一個活動製作人


為甚麼要花錢做場地佈置?沒有拱門、沒佈景板、沒有舞台、沒有席花、沒有絨質桌布、沒有燈光、沒有視頻、沒有音樂、沒有⋯⋯就不能舉辦一埸晚宴嗎?嗯⋯⋯答案是:完全可以的。只是,這晚宴失去了温度、失去了情感,也失去了靈魂。

場地佈置的目的是聚焦目光、聚集與會者。一場活動裏往往有幾個聚焦點,根據聚焦點的功用、活動預算、場地限制等幾個主要因素來優先處理需要佈置的區域,不同類型的商業活動有不同的場地佈置焦點。




入口迎賓區 (Welcome Area)

正如所有商舖的大門,這區域的目的是告訴人們:「我在這裏。」同時,它亦具備迎賓的功能,我們可以在這個區域設置迎賓拱門、嘉賓接待處和過道,從外到內行進的順序可以是拱門 > 接待處 > 過道,亦可以是拱門 > 過道 > 接待處,差別不大,可視乎現場環境及與會者的行動路線而定。

迎賓拱門 (Welcome Arch)

迎賓拱門是一個標誌性的聚焦佈置,它帶有三個重要的訊息,分別是:

一) 位置:功效等同國界線,它告訴與會者這裏正是會場的入口;

二) 歡迎:拱門渾身散發著「歡迎您!」的姿態;

三) 宣傳:若活動性質是展銷會或展覽會的話,拱門發揮了巨大的宣傳作用,讓途人知道這裏正舉辦活動並吸引他們進入會場。

根據預算,設計師和活動製作人從物料和形態結構出發,為活動組織者設計既合乎預算又亮眼的拱門,劃算一點的可以選用鋁料、桁架等可重用的結構,礙於它們屬於劃一的結構組件,搭建後的外觀比較笨拙,以方形為主,且變化較小。預算許可的話可以考慮木製拱門,外形多變,更容易造出突出主題的設計,氣派多了。

接待處(Registration)

接待處是一場活裏第一個聚集與會者的地方,它的功能包括:

一) 歡迎:這裏是人與人之間歡迎,比起拱門的歡迎當然有温度得多;

二) 簽到:一種簡單的儀式感,是尊重與會者出席的一種做法,活動主辦方同時能夠統計出席率。隨著科技的進步,簽到早已不限於紙筆墨硯了,市場上有很多小程序(Apps)可以選擇;

三) 通知:尤其是重要人物(VIP)的到來,接待處的工作人員可以馬上通知執行舞台總監重要嘉賓的到來,以便活動策劃經理及製作人安排迎賓的工作。

接待處的佈置簡單一點,一塊佈景板、一張宴會長桌(IBM table – International banquet meeting table)已經能夠發揮功用。

過道(Tunnel)

過道是連接入口到宴會前廳的一條通道,它起著時光隧道的作用,同時附有一句潛台詞:「歡迎進入愛麗絲夢遊仙境!」感覺像是讓與會者脫離現實狀態,全情投入宴會的世界。

木結構、鏡面圍身、彈力布或LED wall等材料和設備的配合,籍著設計師的神來一筆,可以建構出不規則的過道結構和意想不到的主題氣氛。例如,我們可以運用木結構與電腦噴繪、鏡面圍身等搭起一條十米長的通道,把投影投在通道的路面上,再接駁一台煙霧機、把電腦筒燈(LED par)調成綠色和紫色、播放懸疑感的背景音樂來營造神秘莫測的環境氛圍。

前廳 (Foyer or Pre-function area)

前廳是宴會廳前的一片區域,會議中場休息的茶點時間(Coffee break)、晚宴開始前的雞尾酒會(Cocktail section)或是社交場合(Networking section)都安排在前廳。同時,接待處、留影區、體驗區、近距離的互動表演、或是產品展示、公司文化牆等等也會在這裏出現。

留影區 (Photo zone)

顧名思義,留影區是給與會者拍照留念的區域,它隱藏著一項巨大功能:宣傳。大會攝影師往往被與會者要求用他們的手機拍攝,然後與會者現場直播似的把照片上傳到社交平台,這舉動對活動起了很大的宣傳效果。所以,設計師和活動製作人在設計留影區背影板的時候要注意活動的名稱、企業標誌是否清晰可見,尤其是地面到標題字底的距離有沒有180公分高,避免與會者的高度遮擋了主題字。如果沒有特定的主題,只是一個商業活動,留影區背景板可以用Monogram的設計來完成,更吸睛,也更突出企業的標誌。

科技的日新月異改變了與會者被動的拍攝模式,人們逐漸拋棄沉悶的留影區背景板,360度全景攝影(360º photography)、馬賽克攝影牆(Mosaics wall)、魔鏡(Magic mirror)等等,這些創意科技已經超越傳統的留影區,成為活動裏的常客了。


註:Mosacis wall photos by Picture Mosaics



體驗區 (Experience zone)

活動主辦方為了增添開席前的氣氛,讓與會者得到一些文化類、科技類,或純綷是娛樂性質的體驗,往往要求製作人安排一些有趣的體驗或遊戲攤位。中國剪紙、中國結是很棒的傳統文化體驗,而龍鬚糖、麥芽糖、金錢餅是我們很地道的小食文化,VR格蘭披治大賽車讓與會者挑戰澳門世界級賽車跑道的威力,類似的體驗攤位總能聚集好大一群人,氣份馬上熱起來。

在構建遊戲、體驗攤位時,每個演出單位在設計、設備上的要求各有不同,製作人事前必須瞭解清楚並安排妥當。



宴會廳 (Ballroom)

宴會廳是會議和宴會舉行的區域,舞台、座席、會議活動的同聲傳譯房間都設在這個區域裏。佈置可以從舞台、宴會廳角落、全包圍背景牆、天花懸吊、席花,這幾個方面入手。

舞台 (Stage)

舞台是最重要的焦點,它表現了活動的主題,帶出了活動訊息與意義。很多設計師喜歡以「簡單就是美Less is more」的簡約主義來設計會議活動的舞台,以簡潔的背景設計烘托出演講者,讓演講者成為與會者的焦點。

舞台上我們會放置佈景板(Backdrop)、主題佈景和道具(Themed stage set)、布幕(drape)等。舞台設計和用料有千變萬化的搭配,設計師在設計舞台的時候通常會想好舞台的層次結構、佈局、材質、色系等,然後與製作人一起討論後而最終定案。當中,是選擇木結構的圍身呢、還是拼砌不同大小的 LED wall呢?都必須跟著製作人的預算走。

全包圍背景牆 (Surrounding wall)

全包圍背景牆的意思是用木結構、布幕、視像設備包括LED wall或投影屏(Projection screen)等結構繞著


宴會廳的內攏范圍走一圈,這種做法直接與過道互相連接並互相呼應,呈現出不一樣的宴會環境,與會者亦完完全全地被主題性的環境包圍其中,更能投入活動氛圍。當然,這是花費不少的一㮔格局佈置。



天花懸吊 (Hanging from ceiling)

Chp 02-2 跳出二圍空間的舞台表演也很炫酷 的分享中,我們提及過宴會廳地面到天花的距離是一個三圍空間的表演區域,這個法則也適用在場地佈置,製作人同樣可以利用這個空間以天花懸吊的方式把大型主題道具(themed props)或天花布幕(Ceiling draping)吊起,形成更豐富的視覺享受。


座席 (Banquet table)

基本上,座席是與會者停留最久的地方。從桌布(Tablecloth)、桌旗(Table runner)、裝飾桌布(Table overlays)、餐巾(Napkins)、秀盤(Show plates)到椅布(Chair cover)、椅子帶(Chair band),我們處處可見場地宴會部同事對座席佈置的用心。


在座席上,主角除了佳餚美酒以外,矗立在桌子中央的席花(Table centerpiece)也是很吸睛的。很多時候,席花是包括在宴會套餐的價格裏,宴會經理會因應季節轉換,為活動組織者提供當季最新鮮的花卉擺設。雖說這擺設叫做席花,但設計師和製作人往往不以花為主體,而是利用主題道具來呼應宴會的主題氛圍。例如,以纖細高身花瓶插滿紅、黑色人造羽毛突出紅磨坊主題的晚宴,或者以金光閃閃的小金人告訴與會者:你正在參與企業奧斯卡頒獎典禮,等等。



以上是對場地設計和佈置時可以考慮的區域,但是,我們不可以盲目地把以上所有佈置區域都推給客人,這樣做必定適得其反。我們要根據客人的預算和想法,懂得如何抓緊有限的資源發揮最大的效益,排列優先次序,挑選適當的區域來佈置。以下是給大家參考的優先次序:

一) 舞台

二) 座席

三) 接待處

四) 留影區

五) 席花

六) 迎賓拱門

七) 體驗區

八) 天花懸吊

九) 過道 或 全包圍背景牆

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