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省時又省錢,為什麼你就不聘一個活動製作人替你製作和執行活動呢?

已更新:2020年8月5日

# producer journal | 製作人日誌


專業的事情交給專業的團隊去做,他們為你省下了金錢的同時,也省下了最寶貴的時間。我們需要知道的是,在這個社會裏,每一個職業都有它獨立的專業性和無可取代的地位。


記得有一次活動結束了,那是一場奧斯卡主題的員工頒獎晚宴,客戶興高采烈地走到控台找到了我,她感激地給了我一個擁抱,然後是興奮的滔滔不絕:「Ishtar,太感謝你們團隊了!你知道嗎?這麼多年的年會,今年我終於不用在會場裏東奔西跑、安排獎座、安排禮儀司儀的上下台、到處尋覓獲獎人、催促表演的同事們,原來能夠坐在席間享用佳餚是多麼的幸福,你們把我的統籌工作變輕鬆了!」

對的,我們的存在,就是讓你的工作變輕鬆,無論是在活動策劃、製作或現場執行的任何一個階段。

你可能會說,但是,我們人力資源部的同事完全可以完成一個年度員工頒獎典禮、也能夠勝任統籌一次團建活動,而市場營銷部的同事當然也能夠想出一個不錯的產品發佈儀式。而且,公司沒有預算聘請一個仲介。

重點來了:部門的同事、公司的預算。

我們以一家銷售醫療器材的大型企業舉行員工頒獎典禮為例子。通常,這類型的員工活動是由企業內的人力資源部主理,而人力資源部總有這樣一個點子:為了加強各部門的溝通與交流,我們向各部門發邀請,讓每個部門派一、兩位同事加入年會籌備小組。這個小組小至由三、四個人組成,大至由三、四十人甚至更多人組成,然後這個籌備小組在年會前的兩、三個月以前便開始運作,每週或每兩週開一次會安排與跟進工作。

起初,大家都興致盎然,出了很多點子,也擔當了各種各樣的工作:場地組、餐飲組、PowerPoint設計組、司儀組、高管開場表演組、員工表演組、獎項組、禮物組、遊戲組、禮儀小姐組、服裝化妝組、攝錄組、道具組、催場組、控台組等等,應有盡有。結果是一個人擔當多個組的工作,或是幾個人擔當一個組的工作。工作都安排好也指派了,接下來,籌備小組組長宣佈各小組馬上投入工作,兩週以後開會討論進度。

馬上?是怎麼樣的馬上呢?早上九點坐在辦公桌前就能馬上開動嗎?不是。一天工作八個小時,全都可以用來做籌備年會的工作嗎?不是。事實是,每天九點,市場部的你在電腦的桌面上已堆滿了好幾個市場調查的企劃案,他們正等著你動手開發潛在客戶群、財務部的你必須在月底前完成企業的財務報表好讓老闆得個安心、業務部的你必須馬上赴約為客戶講解最新出台的醫器呼吸機、人力部的你為了替各部門招聘新血和培訓而忙得不可開交。所以,甚麼時候可以動手年會的工作呢?大概是下班以後吧。這意味著,與女友相約的電影場要泡湯了、到健身房鍛煉胸肌需要再延緩一陣子了、今天又要麻煩奶奶陪小孩子吃晚餐了,一連串影響生活的情況隨著年會的迫近而增加。最糟糕的事情是,因為要趕上籌備年會的進度,組長要求每隔一天開一次會,漸漸地,你上班的八個小時被寫司儀稿、為高管表演組準備舞衣、東奔西跑購買遊戲道具等等的事情完全佔據,待人去樓空的時候,你才開始自己的分內事:企劃案、財務報表、招聘廣告。

故事發展到這裏是不是已經感覺很煩人了?本來興致勃勃自願成為籌備小組的小伙子們開始出現後悔的情緒了,本來想要加強各部門的溝通現在似乎變得弄巧反拙了。

籌備小組是必要的,在活動策劃與管理當中,這個小組擔任了一個相當重要的角色:決策者。而籌備小組需要一個專業的團隊幫忙 ── 活動製作人與他的團隊,你要知道,這支團隊其中一項工作內容是替籌備小組解決問題,提供專業方案。你只需要告訴製作人你的預算,久經沙場的製作人能夠輕易地為你準備一份詳細的計劃書及一份符合預算範圍的報價書,當中基本包括了場地的選擇、宴會的主題、舞台的設計、獎座或獎杯的選項、音響燈光設備如何選擇等等,全面一點的計劃書甚至把活動音樂列表、上下台的詳細流程也包括進去了。 籌備小組只需要接洽一個活動製作人,不用浪費人力資源四出尋找十家供應商供應十項不同的服務。所以,籌備小組能夠跳過資料搜集這個冗長又繁複的步驟,直接從製作人的計劃書裏就能敲定大部分的關鍵內容。

這麼一來,你只需要每天花一點點時間與活動製作人溝通籌備的進度就可以了。把策劃與製作交給活動製作人以後,籌備小組就能集中火力開展自己的籌備工作:嘉賓邀請、活動宣傳、員工報名、優秀員工提名及篩選、組織高管開場表演的練習、組織員工表演等等。對於籌備小組的成員來說,他們就能夠輕而易舉地兼顧部門與小組的差事了,員工專心為公司開拓業務多找幾個客源,這樣的性價比絕對更勝一籌。

再來,我們談一談預算。

多了一個活動製作人,我的活動預算不就增多了嗎?我認為,這只不過是一層被合理化的煙幕。

如果你告訴活動製作人你的預算是五十萬,那麼你會獲得一份在五十萬內的詳細報價,同時,這個報價已經包括了活動製作人與他的團隊為你提供專業服務的一切開支。但是,如果你單獨地找到舞台設計、舞台製作、影音設備、演出單位、攝影師、錄影師等等各式各樣的公司,一來你需要花費大量的時間貨比三家,二來你不知道每家公司的質量和專長是如何,很有可能,你算來算去都不怎麼劃算。

為甚麼呢?因為活動製作人懂得篩選而你不懂,他們每天二十四小時都在做活動策劃與製作而你不是,他們瞭解業內情況、瞭解相關服務的市場價位,誰高誰低他們都心中有數。而且,他們擁有業內廣泛的脈絡,這些靠多年肩並肩累積下來的業內戰友,在市場遇到供不應求的時候,就能大大地助你一臂之力。活動製作人比任何人都清楚握在你手裏的五十萬預算該如何以最劃算的成本得到最優質、最專業的產品。專業的事情交給專業的團隊。而你的專業是銷售醫療器材,那麼你就應該把寶貴的時間花在瞭解產品、做好銷售文案,為企業拓展銷售市場。

所以,答案來了。

我為甚麼要聘請活動製作人或活動策劃管理公司?因為一個專業的活動製作人或活動策劃管理公司,為你省下了金錢的同時,也省下了最寶貴的時間。






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