冰河2020最該做的事情：厲兵秣馬，轉危為機

producer journal | 製作人日誌

眨眼間，2020年已經過去了一半，也就是說，新冠肺炎伴隨了我們已經半年光景之久了，有科學家也指出這種病毒將與人類共存，似乎沒有一個人、也沒有一個行業不被牽連到其中的影響去，只是影響的輕重緩急的分別而已。雖說出入依然需要配載口罩，但幸運的是身處彈丸小城的我們已經可以上班、上學、到餐廳裏用餐、參加心出發本地遊，可喜的是我們可以有限度地往返大灣區的九個城市，更可喜的是近日有些國家相繼傳出疫苗研發及生產成功在望的好消息。

縱然小城的表面秩序逐漸恢復，不幸的是對於我們 -- 線下的會展活動行業卻仍然是處於冰河時期，這一點，身處業界的朋友必定點頭認同。

澳門特別行政區政府統計暨普查局有關2020年第1季的會議及展覽統計報告顯示，2020年第1季的會展活動共114項，當中包括109項會議、3項展覽及2項獎勵活動，比較2019年第1季同比減少263項之多。澳門於2020年1月22日出現第一宗確診個案起，幾乎百分之一百的活動無一幸免立即剎停，取消的取消、延期的延期，從年初到目前為止生意嚴重受挫，估計第2季的統計數字同樣不樂觀。

我們都知道，會展活動這行業不像一般的行業能夠於疫情好轉或過後立即起動，它本身需要一定的時間釀製。從策劃、宣傳、製作到執行，大型國際會議展覽起碼需要一年時間籌備，儘管是單一企業的跨國、跨地區的會議激勵活動至少也需要三到四個月的時間準備。

問題是沒有人可以預測疫情在三個月後、半年後，甚至是一年後會有甚麼樣的走勢，所以對於作為甲方的主辦方來說，這一刻根本沒有任何把握與乙方的活動策劃執行公司百分之百確保活動可以如期舉行，更多的是與策劃或執行公司商討未來可能舉辦的活動計劃，計劃裏也必定包含這一條風險管理的條款“因新冠肺炎引起而取消合約的取消條款”，雖說這是雙方極不願意看到這結果，但也是出於對雙方的保護。

危機危機，有危就有機。馬雲說過：「災難來之後，努力把災難轉變成機遇。」所以，在這個冰河2020，讓我們思考一下面對如此巨大危機的時候，我們又如何厲兵秣馬，然後轉危為機？

繼續優質的服務態度

這幾個月來，不斷收到合約取消的事情確實令人感到沮喪，始終取得訂單前團隊需要花費的人力、物力、時間、心血實在不少，但是我們要謹記Event這行業銷售的除了專業，就是服務，儘管客人捎來一封訂單取消的電郵，我們仍要保持一貫優質的服務態度，對其決定必須表示諒解，合理地擬定保障雙方的取消條款，抓緊這次機會告訴客戶，團隊具有彈性處理問題的能力，留下良好的印象，為疫情後報復性的反彈打下基礎。

與客戶保持聯絡

在Event的世界裏，我們都說彼此很容易成為戰友，因為每一場活動都會出現肩並肩作戰的場面，所以對合作過的客人、同伴等都很有印象。在這個災難級的冰河世紀，不妨發一個短訊、電郵問問客人、朋友們的近況，也讓對方知道你的近況。與此同時，透過這樣的溝通，我們可以瞭解到世界各地近期或未來的活動走勢，藉此擬定新一波的市場策略。