冰河2020最該做的事情：厲兵秣馬，轉危為機

producer journal | 製作人日誌

眨眼間，2020年已經過去了一半，也就是說，新冠肺炎伴隨了我們已經半年光景之久了，有科學家也指出這種病毒將與人類共存，似乎沒有一個人、也沒有一個行業不被牽連到其中的影響去，只是影響的輕重緩急的分別而已。雖說出入依然需要配載口罩，但幸運的是身處彈丸小城的我們已經可以上班、上學、到餐廳裏用餐、參加心出發本地遊，可喜的是我們可以有限度地往返大灣區的九個城市，更可喜的是近日有些國家相繼傳出疫苗研發及生產成功在望的好消息。

縱然小城的表面秩序逐漸恢復，不幸的是對於我們 -- 線下的會展活動行業卻仍然是處於冰河時期，這一點，身處業界的朋友必定點頭認同。

澳門特別行政區政府統計暨普查局有關2020年第1季的會議及展覽統計報告顯示，2020年第1季的會展活動共114項，當中包括109項會議、3項展覽及2項獎勵活動，比較2019年第1季同比減少263項之多。澳門於2020年1月22日出現第一宗確診個案起，幾乎百分之一百的活動無一幸免立即剎停，取消的取消、延期的延期，從年初到目前為止生意嚴重受挫，估計第2季的統計數字同樣不樂觀。

我們都知道，會展活動這行業不像一般的行業能夠於疫情好轉或過後立即起動，它本身需要一定的時間釀製。從策劃、宣傳、製作到執行，大型國際會議展覽起碼需要一年時間籌備，儘管是單一企業的跨國、跨地區的會議激勵活動至少也需要三到四個月的時間準備。

問題是沒有人可以預測疫情在三個月後、半年後，甚至是一年後會有甚麼樣的走勢，所以對於作為甲方的主辦方來說，這一刻根本沒有任何把握與乙方的活動策劃執行公司百分之百確保活動可以如期舉行，更多的是與策劃或執行公司商討未來可能舉辦的活動計劃，計劃裏也必定包含這一條風險管理的條款“因新冠肺炎引起而取消合約的取消條款”，雖說這是雙方極不願意看到這結果，但也是出於對雙方的保護。

危機危機，有危就有機。馬雲說過：「災難來之後，努力把災難轉變成機遇。」所以，在這個冰河2020，讓我們思考一下面對如此巨大危機的時候，我們又如何厲兵秣馬，然後轉危為機？

繼續優質的服務態度

這幾個月來，不斷收到合約取消的事情確實令人感到沮喪，始終取得訂單前團隊需要花費的人力、物力、時間、心血實在不少，但是我們要謹記Event這行業銷售的除了專業，就是服務，儘管客人捎來一封訂單取消的電郵，我們仍要保持一貫優質的服務態度，對其決定必須表示諒解，合理地擬定保障雙方的取消條款，抓緊這次機會告訴客戶，團隊具有彈性處理問題的能力，留下良好的印象，為疫情後報復性的反彈打下基礎。

與客戶保持聯絡

在Event的世界裏，我們都說彼此很容易成為戰友，因為每一場活動都會出現肩並肩作戰的場面，所以對合作過的客人、同伴等都很有印象。在這個災難級的冰河世紀，不妨發一個短訊、電郵問問客人、朋友們的近況，也讓對方知道你的近況。與此同時，透過這樣的溝通，我們可以瞭解到世界各地近期或未來的活動走勢，藉此擬定新一波的市場策略。

知識技能温故知新

對於時間方要的要求，我們一直都用“苛刻”來形容Event。在正常的狀態下，Event可以耗掉你所有的分分秒秒，令你茶飯不思、令你有家歸不得，現在倒好了，疫情讓我們“停一停、想一想”。

近來，免費的付費的網上課程如雨後春筍般盛行，好好利用大千網絡世界的資源尋找相關的技術資料，有關音效的、有關燈效的、有關舞台管理的、有關Show Calling的⋯⋯等等，好好地刷新一下自己作為活動製作人的知識與技能，尤其是如何將科技應用到Event裏，更是日新月異的問題。

說到科技，線上會議Online Event或正式一點叫虛擬會議Virtual Event，最近火爆得很，如果你稍稍搜索一下，你會發現世界上無時無刻都有Virtual Event正在發生。Event世界裏的知識與技術無邊無際，温故知新，貼近市場動向，為我們期待的Live Hybrid Event作好準備。

可否給我一個疫情價

另外一點可以預見的是，行業的停擺必定造成飢荒，供應商對活動的需求虎視眈眈，亦有預測認為疫情過後企業的活動預算會大大削減，但仍是會繼續進行的。對於服務供應商來說，在這些不利的環境因素影響下，一場激烈的價格戰在業內掀起似乎是在所難免的事實，但是作為活動製作、活動策劃的我們，更多的是讓同行、也讓客戶知道疫情價是一個可以協調的價格，但完全不等於以本傷人、大幅傾斜的價格。

動動腦筋拓展新的產品線

這段日子下來，讓我深深體會到產品拓展的重要性。Live Event最令人響往的地方是讓來自世界各地、各領域的人們聚首一堂，分享、交流其中的資訊，在疫情下，這卻成為行業最致命的原因 -- 社交距離。所以，將活動拓展成為線上活動也是大勢所趨，儘管疫情完結，為了成本、為了環保、沒有時間場地限制等等各種各樣的理由，Live Hybrid Event也會是活動主辦方的心頭好。

光靠乾等冰河時期的終結是不切實際的做法，所以，年青的我們最該做還是動動腦筋，靠勤幹的雙手迎接疫情後報復性的Event業務吧！

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參考資料：

• https://www.dsec.gov.mo/getAttachment/45ff6651-e377-4973-a3a4-21a272e847e2/C_ESCE_FR_2020_Q1.aspx

澳門特別行政區統計暨普查局會議及展覽統計 2020年第1季